Bilgi Yönetimi

İş dünyasına bakıldığı zaman, görünen şeylerden bir tanesi, gücün bilgi ile eşdeğer olarak gitme davranışı mevcut olduğudur.

Bu bilgi yumağı, hangi sektörde olursa olsun, firmaların sadece ileri gitmesi veya başarılı olmasını değil, varoluşlarını da direk etkileyen bir değerdir. Aynı değerlendirmeler belki ülkeler için dahi yapılabilir.

Bilgiden kasıt, çok farklı şeyleri içerebilir. Ticari değeri olan bilgi olarak ilk başta görünebilecek olan direk iş imkanlarıyla ve satışla alakalı olabilecek bilgi veya rakipler ile ilgili bilgi olsa da, aslında daha önemli olan bir takım bilgiler kurum kimliğini oluşturur ve rekabet gücünü belirler.

Bu bilgi, arasında, insan kaynakları politikası, muhasebe ile ilgili yaklaşımlar, proje yönetimi, firma içerisinde tanımlanmış olan süreç davranışları, stratejik kararlar ve yol haritası, bazı kişi ve kurumlara karşı belirlenmiş davranışlar, projeler süresince edinilmiş tecrübeler olabilir.

Bir otomotiv üreticisi için otomotivin nasıl üretildiği, hangi maddelerin kullanıldığı, ideal maaş skalaları vb gibi tüm bilgiler, değeri olan, işletmeyi yürütmek için belirli kriterler dikkate alınarak meydana gelmiş bir karar yumağıdır.

Yazılım sektörü için, bu bilgi bahsedilen konular dışında, ayrıca, yazılım geliştirme metodolojileri, tekrar kullanılabilir kod parçacıkları ve componentlar, kullanılan toollar ile ilgili edinilen tecrübeler, kullanılan teknolojiler olduğu kadar, bu kodlar kullanılarak hayata geçirilen alan bilgisi de çok önem taşımaktadır. Örnek olarak, bir muhasebe yazılımındaki alan bilgisi, sadece muhasebe yazılımı içerisinde kalamayacak kadar değerli bir kaynaktır. Bu bilgiye ihtiyaç olan herhangi bir başka projede erişilmesi gerekecektir.

Bilgi Koruma
Mevcutta genel davranış, bir kişiyi alanla ilgili bilgilendirmek ve bu alanla ilgili işler yapılması gerektiği zaman bu kişiye yaptırmak, imkanlar daha geniş ise bu alanı bilen kişi(ler) i istihdam etmek şeklindedir. Ancak bu davranış, bilginin paylaşılmasını engeller, kurumu kişiye bağımlı hale getirir. Bu kişi bilgiyi kurum içerisinde kazanmış veya kurum içerisine bilgiye sahip halde gelmiş olabilir, ancak gittiği zaman bu bilginin kuruma kazandırılmış olması, kurumların kişilerden bağımsız olmasını sağlayabilir.

Aynı zamanda, tek kişinin sahip olacağı bilgi, kurumun tümünün sahip olacağı bilgi kadar fazla olamayacağından, tek kişi, sadece kendi bilgisi ile kararlar verme ve hareket etme mecburiyetinde iken, kurum içerisinde yoğurulabilen bir bilgi, kurumda yayılarak, farklı fikirlerin birleşmesi ile, daha olgun bir hale gelir.

Firmalar her zaman kendi çıkarlarını kollamalı, yapmış olduğu yatırımları korumalıdır. Bu amaçla müşterilerle ilişki sıkı tutulur, çalışanların memnuniyeti dikkate alınır, kurumun toplumdaki bilinirliği ve güvenilirliğini artırmak için çalışmalar yapılır. Kurumun değerli sayılabilecek her türlü mevcudatı korunmaya çalışılır. Ancak, en önemli rekabet gücünü oluşturacak olan bilgi, unutma kadar olası bir olayın oluşumuna karşı dahi önlem almamış durumdadır.

Bu fikirler ışığında, bilginin kollanması, korunması ve paylaşılması gereksiniminin olduğu net olarak gözükmektedir.

Bilgi Paylaşımı

Özellikle yazılım sektörü için, yeni işe başlayan bir kişinin bilgilendirilmesi ve veriminin artırılması çok önemlidir. Mythical Man Month'da belirtildiği üzere, yazılım yapan kişiler arasındaki fark 1/20 kadar olabilir. Yani, iki farklı kişi için, bir kişi diğerine göre 20 kat daha verimli iş üretiyor olabilir. Bu durumda, 1 birim üretim yapan kişiyi 20 birim üretim yapar hale getirmedikçe, tam kapasite kullanımı olduğu söylenemez. Bu, teknik açıdan bilgi paylaşımıdır.

Yapılan yazılım hangi alanda olursa olsun, bir firmanın daha önceden hakkında bilgi edindiği bir alanda çalışma yapması durumunda, daha önceki bilgilerinden faydalanması, bu firmanın iş becerisini, karlılığını, doğruluğu ve müşteri memnuniyetini artıracaktır. Bu davranış, büyük yabancı yazılım firmalarında net olarak gözlenebilir. Bilgileri ve tecrübelerini farklı ülkelerdeki çalışanlarına dahi aktaran bu firmalar, birikmiş tecrübeleri sayesinde rekabet edilemez bir güç olmayı başarmışlardır. Bu bilginin oluşturulup, herhangi bir alanda yazılım analizi veya geliştirme esnasında elde edilen bir bilgi, paylaşılmalıdır.

Bilgi paylaşımı, sadece bilginin korunması ile sağlanamayacaktır. Bilgi, şu anda zaten mevcuttur. Bu bilgi kitaplarda veya internettedir ancak bu şekilde saklanan bilginin kazanılması, aktarımı, paylaşımı çok zaman alan bir iştir. Paylaşılabilecek bir bilgi, öncelikle kolay bulunabilir olmalıdır. Ayrıca, ihtiyaç olunduğu zaman kolay bulunabilir olmalıdır. İhtiyaç olunduğunda bulunamayacak veya ihtiyaç olunmadığı zamanda bulunacak bilgi kümesi faydalı değildir. Geçmişte yapılan projeye benzer tekrar yapılan bir projedededir ki geçmişte ihtiyaç duyulan bilgiden faydalanılabilsin.

Bu fikirler doğrultusunda, knowledge management alanında çalışma yapmaktayım. Bu çalışma kuşkusuz bir tool veya yazılım olmadan gerçekleştirilemeyecektir. Öncelikle,

- Ortak saklama alanı yaratılmalı
- Ortak paylaşım alanı yaratılmalı
- Kişiler paylaşmaya sevkedilmeli
- Paylaşılacak bilgi belirlenmeli
- Ulaşılması istenen bilgiye ulaşmak için yöntemler bulunmalı

Bunlar doğrultusunda wiki ile çalışmaya başlayacağım. Kurumsal bir wiki kurulumu yapıp, bilginin aktarılmasını bir rutin davranış haline sokmak, sanırım ilk başarı adımı olacak.